Iktatás - archiválás

Az ELOügyvéd dokumentumkezelő- és iktató rendszer kifejezetten ügyvédi irodák részére, ügyvédi iroda közreműködésével került kifejlesztésre. Az ELOügyvéd segítségével az ügyvédi iroda egységes és rendszerezett elektronikus irattárat vezethet.

Az ELOügyvéd által ajánlott irattári felépítés könnyen áttekinthető és kezelhető, az ügyvédi iroda szokásainak megfelelően testre szabható. Az ajánlott irattár két fő részre osztható, az ügyvédi irattárra és az irodai adminisztrációra.

• Ügyvédi irattár
  Az ügyvédi irattárban az ügyvédi tevékenység során keletkező ügyek csoportosíthatók, jogterület, évszám és megbízó szerint. Minden ügy az érkezés szerinti sorszámból és évszámból álló iktatószámot kap, az ügyön belül elhelyezett, az irodából kimenő és az irodába érkező iratok ügyön belüli alszámot kapnak.
• Irodai adminisztráció
  Az irodai adminisztrációban a különböző titkársági nyilvántartásokat (pl. személyzeti ügyek, pénzügyek, iratminták, háttéranyagok) vezethetjük. Itt nincs iktatás sem az ügyek, sem a dokumentumok között.

A program jellemzői

• Integrált ügycsoport-, ügy- és ügyfélkezelés
  A rendszer az ügyeket adatbázisban tárolja, rendszerezi, és iktatószámmal látja el.
  Az ügyhöz tartozó személyek (pl. ügyfél, eljáró ügyvéd) adatait külön adatlapokon vehetjük fel.
• Iktatás
  Az ügyekhez tartozó dokumentumokat a rendszer iktatja és archiválja.
  Iktatáskor az ügyekhez és a dokumentumokhoz számos fontos - a jogszabályokban rögzített - adat rendelhető, mely megkönnyíti a későbbi visszakeresést is.
• Archiválás és verziókövetés
  A dokumentumok archiválása történhet fájlból beillesztéssel, szkennerről, Internetről, vagy új dokumentumot is készíthetünk dokumentum sablon szerkesztésével.
  Az archivált dokumentumokat a rendszer felhasználói az irattárból "kikölcsönözhetik", majd az új verziót visszatölthetik.
  A verziók sorszámozásáról a rendszer gondoskodik.
  Az iktatott dokumentumokhoz megjegyzések és hangfelvételek fűzhetők.
• Minden egy helyen
  

  - Integrált ügy-, irat- és ügyfélkezelés
  A rendszer az ügyeket és az ügyekhez kapcsolódó iratokat egy fa struktúrájú adatbázisban tárolja, rendszerezi és iktatja.
  Az ügyhöz tartozó személyek adatait külön adatlapokon vehetjük fel.

  - E-mailek archiválása:
  Az E-maileket egyesével, vagy csoportosan archiválhatjuk.
  Így az iratokat és e-maileket egy rendszeren belül kezelhetünk.

  - Komplett mappastruktúra archiválása:
  Akár egy komplett mappastruktúrát egy lépésben átemelhetünk a fájlrendszerből az archívumba. Ezáltal a teljes mappastruktúránkat az ELO rendszeren belül kezelhetjük.

• Illeszkedés a cégeljáráshoz
  A papíralapú dokumentumról történő elektronikus másolat készítése során külön adatlapon rögzíthetjük a szabályzatban előírt adatokat.
  Az elektronikusan aláírt bejegyzési kérelmeket és végzéseket elektronikus akta formájában iktatjuk.
  
• Illeszkedés a JÜB rendszerhez
  A JÜB rendszer keretében végzett ellenőrzéseket külön JÜB ügyekként JÜB ügyszámmal kezelhetjük. A megkeresésre kapott választ külön JÜB iratként iktathatjuk. A szabályzatban meghatározott, a személyazonosság ellenőrzésére vonatkozó adatokat a JÜB válaszirathoz kapcsolódó adatlap tartalmazza.
• Terrorizmus finanszírozása megelőzésével kapcsolatos feladatok
  A program tartalmaz egy bővíthető irat mintatárat is, amely tartalmazza a terrorizmus finanszírozása megelőzésével kapcsolatos Word dokumentum sablonokat.
• Elektronikus aláírás
  Az ELOügyvéd rendszer biztosítja azt, hogy az elektronikusan őrzött adatokhoz jogosulatlan személy ne férjen hozzá, azokat ne tudja továbbítani, módosítani, megsemmisíteni.
  Az elektronikus aláírás modullal (2009 februártól) az iktatott dokumentum aláírható, a minősített elektronikus aláírás az irattal együtt az archívumba kerül.
• TAKARNET és céginformációs adatlekérdezések
  A szabályzatban megjelölt adatlekérdezések megkönnyítésére az ELOügyvédből elérhetők az ügyvédek által gyakorta használt weboldalak, mint például a TAKARNET valamint a Céginformációs és az Elektronikus Cégeljárásban Közreműködő Cégszolgálat honlapja.
  Az Internetről lekért TAKARNET adatok és / vagy céginformációk egyszerűen iktathatók, archiválhatók.
• CD-Jogtár integráció
  A Complex Kiadóval történő együttműködés alapján az ELOügyvédből közvetlenül elérhető az iratokban hivatkozott jogszabályok Complex Jogtárban található szövege.
  A beszkennelt iratok adott törvényi hivatkozásának kijelölésével a megfelelő jogszabály automatikusan betöltődik.
  
• Feladatok és határidők kezelése
  Az egyes dokumentumokhoz feladatok és határidők rendelhetők.
  A feladatokat egyaránt kiszignálhatjuk a rendszer felhasználóinak, vagy külső címzettnek.
• Keresés
  Az ügyek, dokumentumok és adatlapok adatainak keresése a felhasználó igénye szerinti bontásban lehetséges.
  A keresés eredményét listaszerűen vagy hierarchikus irattári szerkezetben is megtekinthetjük.
  A rendszerben egyaránt kereshetünk a dokumentum adatai alapján, iktatószámra, határidőre, dokumentum tartalmára szabad szövegesen, a szkennelt iratokban szövegfelismeréssel, vagy a hozzáfűzött megjegyzésekben.
• Jelentések készítése
  A rendszer a leggyakoribb lekérdezéseket nyomtatható EXCEL fájlba exportálja:
  - kiválasztott ügy és iratainak listázása
  - elektronikus másolatok listázása
  - iktatott iratok ügyekre szerint tagolt listázása,
  - JÜB lekérdezések JÜB ügyek szerint bontott listája
• Hálózatos működés
  Az ELOügyvéd egy többfelhasználós rendszer, ahol a felhasználók helyi hálózaton, vagy virtuális magánhálózaton keresztül csatlakoznak az archívumhoz. A hálózati működés egyetlen feltétele az archívum hálózati megosztása. Egy felhasználó akár több számítógépről is hozzáférhet az archívumhoz.
• Gépigény
  Az ELOügyvéd egy Microsoft Access adatbázis-kezelőre épülő rendszer, így nincs különleges gépigénye. Bármilyen minimum 128 MByte RAM-mal rendelkező (ajánlott: 512 MByte) számítógépen használható, amin Windows operációs rendszer (Windows 2000, Windows XP, Windows 2003, vagy Windows Vista) fut. Szükséges továbbá egy TWAIN-kompatibilis szkenner, valamint egy minimum 17- de inkább 19 hüvelyk képátlójú monitor, minimum 1024 X 768 pixel képernyő-felbontással.
• Bővíthetőség, jogszabálykövetés, minőség
  Az ELOügyvéd rugalmasan bővíthető, fejleszthető és a jogszabálykövetés kérdése is biztosított.
  Az ELOügyvéd alapját Európa egyik legnépszerűbb elektronikus dokumentum-kezelője, az ELOoffice alkotja, melyet eddig több, mint háromszázötvenezer felhasználó választott mindennapi munkájának megkönnyítésére.
  

További információ, telefonos megrendelés: (1) 225-8810

Helyszín: Az Arconsult Kft. oktatóterme, 1124 Budapest, Németvölgyi út 47.